Mail merge adalah suatu fasilitas yang terdapat pada aplikasi pengolah kata (word processor) yang berguna untuk membuat dokumen yang berkesinambungan dengan format yang sama seperti membuat surat yang akan dikirim kepada banyak orang atau membuat sertifikat yang formatnya sama tetapi nama yang tertera di dalamnya berbeda-beda. Dengan fasilitas mail merge ini kita tidak perlu membuat nama satu satu di setiap surat setelah itu baru di print. Akan tetapi kita hanya perlu membuat satu format master sertifikatnya dengan bagian nama dikosongkan, sedangkan nama-nama tersebut dibuat di aplikasi pengolah angka seperti Ms. Excell. Saat kita mencetak sertifikat tersebut akan tercetak sebanyak nama yang sudah kita buat di aplikasi pengolah angka tersebut.
Pada kesempatan ini saya mencoba membagi cara membuat mail merge pada pengolah kata Google Doc.
Anda masuk terlebih dahulu ke akun google, karena untuk membuka Google Document, kita harus login terlebih dahulu.
Buka Google Doc dengan cara mengklik titik sembilan yang terdapat pada sudut kanan atas browser
Klik tanda tambah pada icon Google Docs untuk memulai dokumen baru.
Buatlah sebuah dokumen yang nantinya akan kita mail merge kan. Sebagai contoh, saya membuat ulangan harian untuk siswa, yang mana saat di cetak nanti langsung ada nama, nomor absen serta kelasnya, seperti gambar dibawah ini :
Komponen yang akan kita mail merge kan adalah Nama Siswa, No. Absen, Kelas.
Buka Google Spreadsheet dengan cara sama seperti membuka Google Doc. Pilih titik sembilan yang terdapat di sudut kanan atas browser Anda, tepatnya di samping kiri profil akun google.
Klik tanda tambah pada icon Google Spreadsheet untuk memulai dokumen baru.
Ketikkan data-data yang diperlukan untuk google Doc tadi. Seperti contoh dibawah ini. Harus di pastikan, pengetikan di mulai dari kolom A1. Dan jangan lupa, filenya harus di beri nama. Karena nama file tersebut yang akan dipanggil oleh Google Doc. Sebagai contoh pada gambar dibawah ini, namanya filenya adalah NAMA SISWA.
Kembali ke Google Docs. Pastikan ekstensi mail merge sudah terinstall di Google Doc Anda. Klik di menu Ekstensi, nan cari ekstensi yang bernama Mail Merge. Kalau belum ada, kemungkinan lain mail merge sudah terinstall dan terdapat di bagian kanan browser Anda seperti pada gambar berikut ini :
Apabila belum ditemukan, klik menu Ekstensi → Add On → dapatkan Add On.
Pada kotak pencarian, ketik mail merge, lalu enter
Pilih mail merge untuk google doc. dan klik ganda ekstensi tersebut.
Klik Install
Klik Lanjutkan
Klik saja akun google Anda
Mail Merge minta izin untuk mengakses akun Anda, Klik izinkan
Klik Selesai
Apabila pada kotak dialog ada tulisan Uninstall, berarti Mail Mergenya sudah berhasil terinstall di google doc Anda.
Kita lanjutkan untuk membuat mail merge. Klik Icon Mail Merge yang terdapat di samping sebelah kanan browser Anda. Akan tampil seperti gambar dibawah ini
Klik Letter karena kita akan membuat mail merge dalam ukuran kertas.
Pilih Use current document, dan klik Next
Pada tulisan Select a spreadsheet, Klik Select. Anda akan dibawa ke kotak dialog dimana akan menampilkan kotak file spreadsheet yang terakhir Anda buat. Seperti yang tampil di bawah ini, kelihatan bahwa file yang terakhir kita buat adalah file dengan yang bernama NAMA SISWA.
Klik file tersebut setelah itu klik Select. Atau klik ganda nama tersebut.
Pada bagian di atas sudah kelihatan file spreadsheetnya sudah masuk ke data Mail Merge.
Posisikan kursor pada tulisan Nama : dimana kita akan mengisi nama-nama yang ada pada Google Doc dengan Nama-nama yang ada pada Google Spreadsheet. Klik Menu Dropdown pada tulisan Insert a merge field. Lalu pilih NAMA.
Berikutnya pindahkan kursor pada tulisan No. Absent dan klik pada Insert a merge field. Lalu pilih No. Absent
Terakhir pindahkan kursor pada tulisan Kelas dan klik pada Insert a merge field. Lalu pilih Kelas. Pada Google doc anda akan terlihat seperti ini :
Setelah itu klik Start Mail Merge. Tunggu beberapa saat. Tampilan akan berubah seperti gambar dibawah ini :
Klik Open untuk membukanya. Atau anda juga bisa klik PDF untuk mendownload file tersebut ke PDF atau Klik WORD untuk mendownload file tersebut ke Ms. Word
Kita sudah berhasil membuat mail merge dengan jumlah 12 buah, sebanyak data yang ada pada google spreadsheet tadi.
Demikianlah tutorial membuat Mail Merge pada Google Doc. Semoga bermanfaat…!
0 comments:
Posting Komentar